Privacyverklaring

Kort samengevat

• Uw documenten worden nooit verzameld. Ze worden in uw browser verwerkt.
• Wij verwerken alleen gegevens over u als u de AI-functies ontgrendelt, en voor zover technisch nodig om de site te laten werken.
• Voor elk soort communicatie is een afzonderlijke toestemming nodig, die u op elk moment kunt intrekken.
• Wij verkopen geen gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke

Avlex Belgium SRL (Avlex), Boulevard de l'Empereur 10, 1000 Bruxelles, ondernemingsnummer 1036.582.778.

Voor elke vraag over uw gegevens: legal@avlex.be.

Uw documenten worden nooit verzameld

Documenten, uitgelezen tekst, opgespoorde gegevens en herstelsleutels worden uitsluitend in uw browser verwerkt. Ze gaan niet naar Avlex of naar derden, ook niet wanneer u de AI-functies gebruikt, want die draaien op uw toestel.

Avlex heeft dus geen toegang tot de persoonsgegevens in uw documenten. Voor die gegevens is Avlex verwerkingsverantwoordelijke noch verwerker. Zie de pagina Beveiliging.

Verwerkte gegevens, doeleinden en rechtsgronden

De AI-functies ontgrendelen

Wanneer u vraagt om te ontgrendelen, verwerken wij:

• uw e-mailadres en de gekozen taal;
• de pagina waarvandaan u de aanvraag doet en, in voorkomend geval, de campagneparameters in het adres (utm);
• de datum waarop u uw adres bevestigde;
• de gegevens van uw licentie: kenmerk, vervaldatum (12 maanden), status (actief, vervallen of ingetrokken), en een SHA-256-hash van uw e-mailadres, die in de licentie staat.

Doel: uw adres bevestigen, de licentie afleveren en de geldigheid ervan controleren.

Rechtsgrond: de uitvoering van de gratis dienst die u vraagt (AVG, art. 6, lid 1, b)).

Uw e-mailadres is nodig om te ontgrendelen. Zonder dat adres blijft de kern van de tool volledig bruikbaar.

Licentiecontrole bij het downloaden van AI-bestanden

Wanneer uw browser een bestand van een AI-model of OCR-gegevens downloadt, stuurt hij uw licentie mee. Onze server controleert de handtekening en vraagt het register van Avlex of de licentie actief is. Downloads worden per dag geteld, om een daglimiet toe te passen.

Rechtsgrond: de uitvoering van de dienst (art. 6, lid 1, b)) en ons gerechtvaardigd belang om het delen of omzeilen van licenties te verhinderen (art. 6, lid 1, f)).

Communicatie die u kiest

Bij het ontgrendelen, of later in de tool, kunt u elk van de volgende soorten communicatie afzonderlijk aanvaarden. Geen enkel vakje is vooraf aangevinkt, en het ontgrendelen hangt er niet van af.

Rechtsgrond: uw toestemming (art. 6, lid 1, a)). Voor reclame via e-mail vereist ook artikel XII.13 van het Wetboek van economisch recht uw voorafgaande toestemming.

Uw telefoonnummer en het tijdstip van uw voorkeur worden alleen doorgegeven als u de oproep aanvaardt. Trekt u die toestemming in, dan wordt het nummer gewist.

Bewijs van uw toestemming

Voor elke toestemming registreert het register van Avlex de datum en het uur, het doel, de exacte versie van de tekst die u zag en de site van herkomst. Het registreert ook een gezouten hash (HMAC-SHA-256) van uw IP-adres en van de identificatie van uw browser (User-Agent). Het IP-adres zelf wordt niet bewaard.

Rechtsgronden:

• datum, doel en tekstversie: de verplichting om uw toestemming te kunnen aantonen (art. 7, lid 1, samen met art. 6, lid 1, c));
• hashes van IP-adres en browser: ons gerechtvaardigd belang om de echtheid van de bevestiging te bewijzen en frauduleuze aanvragen op te sporen (art. 6, lid 1, f)). De inbreuk op uw privacy is beperkt, want alleen hashes worden bewaard.

Beveiliging en misbruikpreventie

Onze server beperkt het aantal aanvragen met behulp van een hash met geheime sleutel van uw IP-adres. Die hash blijft in het werkgeheugen, zolang het tijdvenster van de beperking duurt, en verdwijnt daarna. Het register van Avlex verstuurt bovendien hoogstens drie bevestigingsmails per adres per 24 uur.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de dienst te beschermen, en de personen van wie het adres buiten hun medeweten zou worden ingevuld (art. 6, lid 1, f)).

Optionele profielvelden

U kunt uw naam, uw beroep, uw balie en de grootte van uw kantoor opgeven. Die velden zijn optioneel. Ze helpen ons te begrijpen wie de tool gebruikt en, als u communicatie hebt aanvaard, die af te stemmen op uw beroep.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f)). U kunt zich er op elk moment tegen verzetten.

Pagina Voorkeuren

Na het ontgrendelen bewaart uw browser een voorkeurentoken. De pagina Voorkeuren stuurt het mee in de inhoud van het verzoek, nooit in het adres, om uw keuzes te tonen en te wijzigen.

Rechtsgrond: de verplichting om het intrekken van toestemming even eenvoudig te maken als het geven ervan (art. 7, lid 3, samen met art. 6, lid 1, c)).

Gebruikstellers

De site verstuurt geaggregeerde tellers, bijvoorbeeld het aantal verwerkte documenten per formaat. Ze bevatten geen inhoud, geen identificatiegegevens en geen cookies, en zijn aan geen enkele persoon gekoppeld. Het zijn geen persoonsgegevens. De Chrome-extensie verstuurt er geen.

Technische logbestanden van de hostingprovider

Zoals bij elke site houdt de hostingprovider technische logbestanden bij wanneer uw browser een pagina opvraagt: IP-adres, datum en uur, gevraagd adres, browser, antwoordcode. Ze dienen voor beveiliging en foutopsporing.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de werking en de beveiliging van de site te verzekeren (art. 6, lid 1, f)).

Chrome-extensie

De extensie Localex voor Google Chrome verwerkt uw documenten zoals de website: op uw computer, zonder ze te versturen.

• Wat ze verstuurt: alleen het ontgrendelingsformulier, wanneer u het verstuurt, en uw licentie, bij het downloaden van de AI-bestanden. Die gegevens worden verwerkt zoals hierboven beschreven, voor dezelfde doeleinden en op dezelfde rechtsgronden. Ze verstuurt geen gebruikstellers.
• De licentie: na de bevestiging van uw adres geeft de pagina van de website de licentie door aan de extensie, binnen uw browser. Lukt dat niet, dan toont ze een activeringscode, die u in de extensie plakt.
• Wat ze bewaart, in uw browser: de licentie en het voorkeurentoken, uw instellingen (thema, taal, kantoorprofielen), de gedownloade AI-bestanden, en het aantal verwerkte documenten, zonder hun inhoud of naam, om het voorstel tot ontgrendelen één keer te tonen. Alles wordt gewist wanneer u de extensie verwijdert.
• Machtigingen: opslag, onbeperkte opslag zodat Chrome het AI-model niet wist, en het zijpaneel om de tool naast de bekeken pagina te tonen. De extensie heeft geen toegang tot websites of tabbladen, ook niet tot de pagina naast het paneel.

De gegevens die de extensie ontvangt, dienen alleen om haar functie te leveren: uw documenten pseudonimiseren. Ze worden niet verkocht, niet aan derden doorgegeven buiten de verwerkers hieronder, en niet gebruikt voor reclame of om kredietwaardigheid te beoordelen. Avlex verbindt zich ertoe dat het gebruik ervan het beleid van de Chrome Web Store over gebruikersgegevens volgt, met inbegrip van de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

Ontvangers en verwerkers

Uw gegevens worden niet verkocht of verhuurd. Ze worden verwerkt door Avlex en door de volgende verwerkers, die contractueel gebonden zijn (art. 28):

De e-mails die u hebt aanvaard, worden door Avlex verstuurd. Doet Avlex daarvoor een beroep op een verzenddienst, dan treedt die op als verwerker, onder dezelfde voorwaarden.

Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

De database van het register wordt in de Europese Unie gehost. Supabase en Resend zijn in de Verenigde Staten gevestigd: toegang van buiten de Europese Economische Ruimte is mogelijk, bijvoorbeeld voor technische ondersteuning of voor de aflevering van de bevestigingsmail.

Die doorgiften steunen op de waarborgen van de AVG: het adequaatheidsbesluit over het EU-VS-kader voor gegevensbescherming, voor ondernemingen die eraan deelnemen (art. 45), en/of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46, lid 2, c)). U kunt er een kopie van krijgen via legal@avlex.be.

Bewaartermijnen

• Bevestigingslink: 7 dagen geldig. Een aanvraag die nooit werd bevestigd, wordt na 30 dagen gewist.
• Toestemming: vervalt na 36 maanden zonder interactie. Als interactie gelden: een bevestiging, een wijziging van uw voorkeuren, een ontgrendeling en een download van een AI-bestand (hoogstens één keer per dag geteld). Het loutere versturen van het ontgrendelingsformulier telt niet.
• Geen actieve toestemming meer (ingetrokken of vervallen): uw gegevens worden gewist 5 jaar na de laatste toestemmingsgebeurtenis of de laatste interactie. Tot dan worden ze bewaard als bewijs bij een klacht of geschil (art. 6, lid 1, f)).
• Bevestigd adres zonder enige toestemming (alleen ontgrendeling): gewist 12 maanden na de laatste interactie, en niet vroeger dan 12 maanden na het einde van uw laatste licentie.
• Wissing: definitief. Een hash van uw adres blijft op een uitsluitingslijst staan, zodat uw bezwaar gerespecteerd blijft.
• Beperking van aanvragen: in het werkgeheugen, zolang het tijdvenster duurt.
• Logbestanden van de hostingprovider: korte termijn, door de hostingprovider bepaald voor beveiliging en foutopsporing, daarna gewist.

Uw rechten

U kunt op elk moment:

• inzage krijgen in uw gegevens (art. 15) en ze laten verbeteren (art. 16);
• ze laten wissen (art. 17) of de verwerking laten beperken (art. 18);
• de gegevens die u hebt verstrekt in een gestructureerd formaat ontvangen (overdraagbaarheid, art. 20);
• bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 21);
• uw toestemming intrekken, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking (art. 7, lid 3).

Toestemming intrekken: via de pagina Voorkeuren, in de browser waarin u de tool hebt ontgrendeld; via de afmeldlink in elke e-mail; of met een bericht aan legal@avlex.be.

Andere rechten: schrijf naar legal@avlex.be. Wij antwoorden binnen een maand (art. 12, lid 3). Wij kunnen u vragen te bevestigen dat het betrokken adres van u is.

Klacht: u kunt zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Geautomatiseerde besluiten

Er worden geen besluiten met rechtsgevolgen voor u of die u in aanmerkelijke mate treffen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking genomen (art. 22).

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring bijwerken. De datum van de laatste wijziging staat op deze pagina. Belangrijke wijzigingen melden wij op de site. Voor elk nieuw gebruik op basis van toestemming vragen wij opnieuw uw toestemming.